Najczęściej popełniane błędy przy przeprowadzaniu postępowania

RODO a ochrona danych osobowych wykonawców – na co zwrócić uwagę?
Grudzień 12, 2018
Czego zamawiający może żądać od wykonawcy w imię ochrony środowiska i działań prospołecznych?
Styczeń 11, 2019

Najczęściej popełniane błędy przy przeprowadzaniu postępowania

Temat ten jest bardzo obszerny. Właściwie na każdym etapie postępowania zamawiający popełniają błędy. Część z nich pojawia się częściej niż pozostałe. Poniżej zostaną opisane przykłady najczęściej popełnianych błędów skutkujących możliwością nałożenia korekty na beneficjenta projektu.

Terminy… najczęściej pojawiający się błąd w postępowaniach.

Czas od publikacji oferty do terminu składania ofert powinien umożliwić wykonawcom przygotowanie oferty. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego  oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020  termin na złożenie oferty musi wynosić minimum:

  • 7 dni w przypadku dostaw lub usług o wartości poniżej progów unijnych;
  • 14 dni w przypadku robót budowlanych o wartości poniżej progów unijnych;
  • 30 dni dla zamówień przekraczających progi unijne[1].

Wielokrotnie zamawiający zapominają o tym i publikują postępowania z o wiele krótszym terminem na składanie ofert. Taki błąd może kosztować nałożeniem korekty w zależności od zakresu uchybienia o wysokości od 5% do 50 %[2].

Czasem zdarza się, że zamawiający początkowo dobrze określił termin składania ofert, natomiast nie wydłużył go ze względu na wprowadzone modyfikacje w zamówieniu. Zgodnie z 6.5.2 16) Wytycznych zmawiający może zmodyfikować zapytanie ofertowe przed upływem terminu składania ofert, jednakże równocześnie zamawiający zobowiązany jest do przedłużenia terminu składania ofert o czas  niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

Warto dodać, że termin 7, 14 albo 30 dni liczy się od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Rozbieżności w dokumentacji

Dokumentacja przetargowa składa się z wielu dokumentów. Osobno umieszcza się zapytanie ofertowe, wzór umowy i opis przedmiotu zamówienia. Do tego, w zależności od specyfiki danego zamówienia, może pojawić się jeszcze kilka lub kilkanaście dokumentów.

W takim przypadku, nie trudno uzyskać rozbieżności w treści dokumentacji. W szczególności, gdy część treści zostanie powielona. Błędy te mogą prowadzić do dwojakich skutków:

  • z jednej strony mogą stać się przyczyną pojawienia się błędu postępowania, którego nie da się sprostować, co skutkować może umorzeniem postępowania.
  • z drugiej strony, ze względu na to, że pewnych zmian po zawarciu umowy nie można dokonywać, błąd ten może stanowić problem i dodatkowe koszty zarówno dla zamawiającego, jak i wykonawcy.

Badanie ofert

Przy przeprowadzaniu postępowania istotne jest również konsekwentne przeprowadzanie oceny ofert. Jeżeli, jako zamawiający, wymagaliśmy przedstawienia konkretnych dokumentów, wówczas gdy nie przewidzieliśmy tego w dokumentacji, nie możemy akceptować innych. Przykładowo, jeżeli wymagaliśmy referencji, nie możemy zaakceptować załączenia do oferty faktury potwierdzającej wykonanie danego zamówienia.

Można się uchronić od tego błędu na dwa sposoby:

  • po pierwsze można wprowadzić do zapytania zapis, który pozwala zamawiającemu zażądać wyjaśnień w zakresie treści oferty. Konstrukcja ta pozwoli wykonawcy uzupełnić brakujący dokument.
  • po drugie, w zapytaniu ofertowym można umieścić klauzulę, że wykonawca może przedstawić inne dokumenty, które pozwalają na wykazanie spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Drugie rozwiązanie pozwala zapewnić większą swobodę dokumentacji. Trzeba jednak obchodzić się z tym postanowieniem ostrożnie. Zdarza się, że zamawiający dokonuje niewłaściwego odrzucenia oferty wykonawcy, w szczególności, gdy zamawiający wcześniej dopuścił właśnie „inne” dokumenty. W takim przypadku, do każdej oferty należy podejść indywidualnie i szczegółowo badać spełnienie warunków.

Podsumowanie

Jeżeli masz wątpliwości, czy nie popełniłeś wyżej opisanych błędów dla pewności skontaktuj się z nami. Pamiętaj nawet jeżeli korekta wyniesie zaledwie 5% wartości umowy, to w przypadku zamówień o wartości kilku milionów złotych jej wysokość może wynieść nawet kilkaset tysięcy złotych. W wyniku nałożonej korekty beneficjent zobowiązany będzie do pokrycia tej kwoty z własnych środków.

[1] https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/27633/Wytyczne_w_zakresie_kwalifikowalnosci.pdf

[2] Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 22 lutego 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/50713/Rozporzadzenie_MRiF_zmien_rozporzadzenie_ws_warunkow_obnizania_wartosci_korekt_finansowych.pdf

 

Poprzednie części:

Zamówienia w POPC – najczęstsze błędy

Niewłaściwe określenie warunków udziału wykonawców w postępowaniu

Błędy w kryteriach oceny ofert

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *