Komunikacja zamawiającego z wykonawcami w postępowaniu

Nowe progi stosowania p.z.p.
Marzec 22, 2021
Sposób i forma składania oferty
Marzec 26, 2021

Najistotniejszą zmianą wynikającą z nowej ustawy prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 roku jest pełna elektronizacja postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Od dnia 18 października 2018 roku, z wyjątkiem centralnych zamawiających, pełna elektronizacja obejmowała jedynie postępowania powyżej progów unijnych, a więc w postępowaniach poniżej progów unijnych nadal dopuszczalne było składanie ofert w formie pisemnej.

Stosownie do art. 61 ust. 1 p.z.p., zasadą jest elektroniczna komunikacja w postępowaniu pomiędzy wykonawcami, a zamawiającym, co obejmuje również wszelkie dokumenty składane przez wykonawców w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Zgodnie z ww. przepisem:

  1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Powyższe oznacza, iż jeżeli zamawiający nie zrezygnuje ze stosowania środków komunikacji elektronicznej w wypadkach wskazanych w art. 65 p.z.p., to wówczas zobowiązany jest do zachowania komunikacji elektronicznej. Niemożliwym więc będzie skierowanie do wykonawcy korespondencji za pomocą przesyłki pocztowej, tak jak praktykowano to dotychczas.

Do środków komunikacji elektronicznej zaliczyć należy m.in. pocztę e-mail, przy czym nie wszystkie dokumenty mogą zostać złożone za pośrednictwem maila. Mianowicie, stosownie do art. 67 p.z.p., przekazywanie ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu jest możliwe wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapewniających zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniających możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie.

W konsekwencji, zważywszy, iż poczta e-mail nie spełnia warunków zawartych w art. 67 p.z.p. niemożliwym jest złożenie oferty za pośrednictwem poczty e-mail. W celu złożenia oferty, a przede wszystkim zapewnieniu wymogu niezapoznania się z ofertą przed upływem terminu na jej złożenie, zamawiający korzystają z platform zakupowych, które spełniają ww. warunki jak np. miniportal, czy inne platformy komercyjne, co do których szczegóły zostają umieszczone w dokumentach zamówienia.

Odnośnie do pozostałych dokumentów, jak podmiotowe środki dowodowe (zaświadczenie z ZUS, Urzędu Skarbowego, KRK, czy referencje), sposób ich złożenia zależy od decyzji zamawiającego. Mianowicie, zamawiający może zastrzec, iż cała komunikacja w postępowaniu odbywać się będzie za pomocą platformy i w ten sposób wszystkie dokumenty powinny zostać złożone za pośrednictwem platformy zakupowej (chociaż w tym zakresie taki obowiązek z ustawy nie wynika), ale może również wskazać, że złożenie innych dokumentów niż oferta jest dopuszczalne za pomocą wiadomości mailowej.

W każdym razie, odnośnie do sposobu składania dokumentów, wykonawca powinien zapoznać się szczegółowo z postanowieniami dokumentacji zamówienia i działać wedle zawartej tam instrukcji. Mianowicie, zamawiający może, ale wcale nie musi dopuścić składania dokumentów w postępowaniu za pośrednictwem wiadomości mailowej – w tym zakresie może wymagać komunikacji jedynie za pośrednictwem stosownej platformy zakupowej.

Co istotne, komunikacja elektroniczna w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie jest zasadą bezwzględną. W pewnych przypadkach, enumeratywnie wyliczonych w ustawie zamawiający jest uprawniony do odstąpienia od komunikacji elektronicznej, wówczas wykonawca jest zobowiązany do składania wszelkich dokumentów i oświadczeń w sposób wskazany w SWZ. Nadto, komunikacja elektroniczna w postępowaniu nie jest wymagana m.in. w toku negocjacji, które stanowią m.in. istotę zamówienia z wolnej ręki – jak wynika z art. 61 ust. 2 p.z.p., negocjacje mogą być prowadzone w formie ustnej.

Warto nadmienić, iż elektroniczna komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odnosi się do wszystkich trybów postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Oznacza to, iż przykładowo zaproszenie do negocjacji w postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki powinno zostać przesłane wykonawcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *