Zważywszy, iż komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zasadniczo odbywać może się wyłącznie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej istotnym są formaty plików, w jakich składane są poszczególne dokumenty. Już w tym miejscu należy podkreślić, iż wykonawca nie może złożyć plików wchodzących w skład jego oferty w jakimkolwiek formacie. W tym zakresie musi postępować zgodnie z postanowieniami dokumentacji zamówienia.
Przy czym, ze względu na fakt, że nie każdy podmiot (a zwłaszcza zamawiający) znajduje się w posiadaniu oprogramowania umożliwiającego otwarcie danego pliku, prawodawca przewidział zamknięty katalog formatów, które zawsze muszą być akceptowane przez zamawiającego i w których to formatach wykonawca zawsze jest uprawniony do złożenia dokumentu.
W rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie z dnia 30 grudnia 2020 r., wskazano, iż dokumenty należy składać w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Natomiast stosownie do załącznika nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, formaty plików, które zawsze muszą być akceptowane przez zamawiających, to:
Podsumowując, w przypadku składania plików w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zalecanym jest dokładne zapoznanie się z dokumentacją zamówienia, oraz formatami plików, które są tam dopuszczone. Brak dostosowania się do takich postanowień skutkować będzie odrzuceniem oferty. Przy czym, zamawiający nie może pozbawić wykonawcy do złożenia pliku w formacie wskazanym w ww. rozporządzeniu w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności.
